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Calculadora de personal

¿Cuántas personas necesitas para este turno?

Cómo usar esta estimación

¿Cuántos empleados necesito por turno?

Divide la producción requerida entre lo que una persona puede completar en el mismo período y redondea hacia arriba. Compara el resultado de la calculadora con el personal asignado.

Fórmula de personal

Para trabajo por volumen, multiplica cada cantidad por su tiempo por unidad, suma los minutos y divide por los minutos pagados realmente disponibles por persona (tiempo pagado × la parte que queda tras pausas, reuniones, desplazamientos y relevos). Para un ratio, divide cuántos se atienden a la vez entre cuántos puede atender una persona. Para llamadas y chats, usa Erlang C. Redondea hacia arriba en el periodo de más carga y aplica el equipo mínimo si es mayor.

Ejemplo: 1.000 inspecciones aceptadas

Ejemplo ficticio: demanda de 1.000 inspecciones aceptadas, ritmo de 30 inspecciones por hora de trabajo productivo, 8 horas pagadas por persona y 85% de tiempo productivo. Una persona puede completar 30 × 8 × 0,85 = 204 inspecciones. Divide 1.000 entre 204 y redondea 4,90 a 5 personas. Con 4 personas asignadas, la capacidad estimada es de 816 inspecciones y falta 1 persona.

Ejemplo de oficina: 240 registros de pedidos

Ejemplo ficticio: cada registro comparable requiere 6 minutos, equivalentes a 10 registros por hora de trabajo productivo. Introduce demanda 240, 8 horas pagadas, 75% de tiempo productivo y 4 personas asignadas. Cada persona dispone de 6 horas productivas; la capacidad es de 240 registros, se necesitan 4 personas y la brecha estimada es cero. Esta base aritmética no cubre picos de demanda, habilidades ni cobertura mínima.

Calculadora de ratio de personal: una persona por cada tantos

Cuando el trabajo es atender a personas o cosas a la vez, el ratio fija el número. Ejemplo ficticio: una planta de 28 pacientes con una enfermera por cada 5 necesita 28 ÷ 5 = 5,6 enfermeras en todo momento. Cubrir sus pausas con un 88 % de tiempo disponible da 5,6 ÷ 0,88 = 6,4, es decir, 7 enfermeras en el turno. Sirve igual para guarderías, residencias y soporte informático: 850 usuarios con un técnico de puesto por cada 300 necesitan 3 técnicos, 4 si se cubren las pausas. Usa el ratio mínimo legal cuando exista.

Personal de un centro de contacto con Erlang C

Las llamadas y los chats llegan al azar, por eso los promedios se quedan cortos. Ejemplo ficticio: 100 llamadas en 30 minutos con 3 minutos de gestión son 10 horas de conversación en 5 horas, así que el promedio dice 10 personas. Para atender el 80 % de las llamadas en 20 segundos, Erlang C necesita 14 personas atendiendo: con 13 solo se atendería el 79,6 %. Divide por el tiempo disponible (por ejemplo, 78 % tras pausas y formación) para saber cuántas programar.

Picos de demanda: por qué el promedio del turno se queda corto

Las personas hacen falta cuando llega el trabajo. Ejemplo ficticio: el housekeeping de un hotel tiene 70 horas de habitaciones y zonas comunes en un turno de 8 horas con un 85 % de tiempo disponible: el promedio es 11 personas. Pero las salidas concentran el 17 % del trabajo del día en cada una de las dos horas de más carga: esas horas necesitan 15 personas. Divide el turno en periodos y planifica para el de más carga, o saca trabajo de él.

De personas por turno a personas en plantilla (FTE)

Un equipo de turno no es una plantilla. Personas en plantilla = personas por turno × turnos al día × días de apertura por semana ÷ (días que trabaja cada persona × (1 − ausencias)). Ejemplo ficticio: 9 personas por turno, 2 turnos, 5 días, personas que trabajan 5 días y un 12 % de ausencias por vacaciones, bajas y formación: 9 × 2 × 5 ÷ (5 × 0,88) = 20,5 FTE, es decir, 21 personas. Con 17 en plantilla, faltan 4.

Habilidades: cuando solo algunas personas pueden hacer el trabajo

Un total que parece cubierto puede fallar si faltan las personas adecuadas. Ejemplo ficticio: una línea de montaje necesita 9 personas en su hora de más carga, 3 de ellas para pruebas y retrabajo, pero solo 1 persona del turno está cualificada para probar. Cuenta la necesidad de cada habilidad en su propio periodo de más carga frente a las personas cualificadas del turno, y forma, reprograma o contrata para la que falte.

Usa datos comparables

Usa demanda y horas pagadas del mismo período. Introduce tiempo o ritmo individual, no la salida de toda una línea. Las tareas distintas se combinan como minutos de trabajo, suponiendo habilidades intercambiables y la misma mezcla. Si el ritmo ya incluye pausas y demoras, usa 100% de disponibilidad o conviértelo; no descuentes tiempo dos veces.

¿Sustituye un plan de personal?

Es el núcleo aritmético de uno: personas por turno en el momento de más carga, cobertura de cada habilidad y personas en plantilla una vez incluidas las ausencias. Antes de decidir, revisa con quienes hacen el trabajo los ratios legales, las normas de jornada, las personas compartidas, los cuellos de botella y la fiabilidad de los volúmenes.

Comprobaciones según el trabajo

Manufactura y montaje

Comprueba el equilibrio de línea y la estación cuello de botella.

Almacén y logística

El ritmo de preparación varía por zona. Separa zonas o trabajos en tareas distintas.

Salud y cuidados

Las reglas legales, de política y cobertura clínica prevalecen sobre esta estimación.

Restauración y hostelería

Dimensiona la cobertura para el pico, no para el promedio diario.

Limpieza y mantenimiento

Incluye una sola vez el desplazamiento entre habitaciones o áreas en el tiempo de tarea.

Comercio minorista

La sala, caja y reposición pueden requerir tareas o equipos mínimos distintos.

Centro de contacto y soporte

Esta estimación de carga no dimensiona colas según un objetivo de servicio o espera.

Oficina y administración

Separa el trabajo por lotes programable del urgente que requiere cobertura inmediata.

Servicio de campo y mantenimiento

Incluye desplazamiento y preparación en el tiempo del trabajo sin descontarlos dos veces.

Personalizado

Usa tu carga medida y comprueba las restricciones operativas.

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