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Personalbedarfsrechner

Wie viele Personen benötigen Sie für diese Schicht?

Diese Schätzung nutzen

Wie viele Beschäftigte brauche ich für eine Schicht?

Teile die benötigte Leistung durch die Leistung einer Person im selben Zeitraum und runde auf. Vergleiche diese Schätzung im Rechner oben mit den eingesetzten Personen.

Formel für den Personalbedarf

Bei Mengenarbeit multiplizieren Sie jede Menge mit ihrer Zeit je Einheit, addieren die Minuten und teilen durch die bezahlten Minuten, die je Person wirklich verfügbar sind (bezahlte Zeit × Anteil nach Pausen, Besprechungen, Wegen und Übergaben). Bei einem Betreuungsschlüssel teilen Sie die Zahl der gleichzeitig Betreuten durch die Zahl, die eine Person betreuen kann. Für Anrufe und Chats nutzen Sie Erlang C. Runden Sie im stärksten Zeitraum auf; eine höhere Mindestbesetzung hat Vorrang.

Rechenbeispiel: 1.000 akzeptierte Prüfungen

Fiktives Beispiel: Bedarf 1.000 akzeptierte Prüfungen, Rate 30 Prüfungen je produktiver Arbeitsstunde, 8 bezahlte Stunden je Person und 85 % produktive Zeit. Eine Person schafft 30 × 8 × 0,85 = 204 Prüfungen. 1.000 ÷ 204 ergibt 4,90, aufgerundet 5 Personen. Bei 4 eingesetzten Personen beträgt die geschätzte Kapazität 816 Prüfungen; es fehlt 1 Person.

Bürobeispiel: 240 Auftragserfassungen

Fiktives Beispiel: Jede vergleichbare Erfassung benötigt 6 Minuten, also 10 Erfassungen je produktiver Arbeitsstunde. Gib Bedarf 240, 8 bezahlte Stunden, 75 % produktive Zeit und 4 Personen ein. Das ergibt 6 produktive Stunden je Person, 240 Erfassungen Kapazität, 4 benötigte Personen und keine geschätzte Lücke. Diese Rechenbasis berücksichtigt keine Bedarfsspitzen, Qualifikationen oder Mindestbesetzung.

Personalschlüssel berechnen: eine Person je so und so viele

Wenn Arbeit darin besteht, Menschen oder Dinge gleichzeitig zu betreuen, bestimmt der Schlüssel die Zahl. Fiktives Beispiel: Eine Station mit 28 Patientinnen und Patienten und einer Pflegefachkraft je 5 braucht jederzeit 28 ÷ 5 = 5,6 Pflegefachkräfte. Werden ihre Pausen bei 88 % verfügbarer Zeit abgedeckt, ergibt das 5,6 ÷ 0,88 = 6,4, also 7 Pflegefachkräfte in der Schicht. Das gilt ebenso für Kitas, Pflegeheime und IT-Support: 850 Nutzer mit einem Vor-Ort-Techniker je 300 Nutzer brauchen 3 Techniker, 4, wenn Pausen abgedeckt werden. Verwenden Sie den gesetzlichen Mindestschlüssel, wo es einen gibt.

Personalbedarf im Kundenservice mit Erlang C

Anrufe und Chats kommen zufällig, deshalb reichen Durchschnitte nicht. Fiktives Beispiel: 100 Anrufe in 30 Minuten mit 3 Minuten Bearbeitungszeit sind 10 Stunden Gespräch in 5 Stunden; der Durchschnitt sagt 10 Personen. Um 80 % der Anrufe innerhalb von 20 Sekunden anzunehmen, braucht Erlang C 14 Personen am Telefon: Mit 13 wären es nur 79,6 %. Teilen Sie durch die verfügbare Zeit (zum Beispiel 78 % nach Pausen und Schulungen), um zu wissen, wie viele Sie einplanen.

Bedarfsspitzen: warum der Schichtdurchschnitt zu wenig ergibt

Personen werden gebraucht, wenn die Arbeit anfällt. Fiktives Beispiel: Das Housekeeping eines Hotels hat 70 Stunden Zimmer und Allgemeinflächen in einer 8-Stunden-Schicht mit 85 % verfügbarer Zeit; der Durchschnitt liegt bei 11 Personen. Die Abreisen bringen aber 17 % der Tagesarbeit in jede der zwei stärksten Stunden: Diese Stunden brauchen 15 Personen. Teilen Sie die Schicht in Zeiträume und planen Sie für den stärksten, oder verlagern Sie Arbeit aus ihm heraus.

Von Personen je Schicht zum Personalbestand (VZÄ)

Eine Schichtbesetzung ist noch kein Personalbestand. Personalbestand = Personen je Schicht × Schichten pro Tag × Betriebstage pro Woche ÷ (Arbeitstage je Person × (1 − Abwesenheit)). Fiktives Beispiel: 9 Personen je Schicht, 2 Schichten, 5 Tage, 5 Arbeitstage je Person und 12 % Abwesenheit durch Urlaub, Krankheit und Schulung: 9 × 2 × 5 ÷ (5 × 0,88) = 20,5 VZÄ, also 21 Personen. Bei 17 Beschäftigten fehlen 4.

Qualifikationen: wenn nur einige die Arbeit können

Eine Summe, die gedeckt aussieht, kann trotzdem scheitern, wenn die richtigen Personen fehlen. Fiktives Beispiel: Eine Montagelinie braucht in ihrer stärksten Stunde 9 Personen, 3 davon für Prüfung und Nacharbeit, aber nur 1 Person in der Schicht ist für die Prüfung qualifiziert. Vergleichen Sie den Bedarf jeder Qualifikation in ihrem eigenen stärksten Zeitraum mit den qualifizierten Personen in der Schicht, und schulen, verplanen oder stellen Sie für die fehlende ein.

Vergleichbare Eingaben wählen

Verwenden Sie Bedarf und bezahlte Stunden desselben Zeitraums. Geben Sie individuelle Arbeitszeit oder Leistung ein, nicht die Ausgabe einer ganzen Linie. Verschiedene Aufgaben werden in Arbeitsminuten zusammengeführt; Qualifikationen und Arbeitsmix müssen passen. Enthält die Leistung bereits Pausen und Verzögerungen, verwenden Sie 100% verfügbare Zeit oder rechnen Sie die Leistung um. Ziehen Sie Zeit nicht doppelt ab.

Ersetzt das einen Personalplan?

Er liefert den rechnerischen Kern eines Personalplans: Personen je Schicht zur stärksten Zeit, die Abdeckung jeder Qualifikation und den Personalbestand einschließlich Abwesenheiten. Prüfen Sie vor der Entscheidung mit den Beschäftigten gesetzliche Schlüssel, Arbeitszeitregeln, gemeinsam eingesetzte Personen, Engpässe und die Verlässlichkeit der Mengen.

Prüfpunkte für Ihren Arbeitsbereich

Fertigung und Montage

Prüfen Sie Linienabgleich und Engpassstation.

Lager und Logistik

Kommissionierleistung variiert nach Zone. Trennen Sie Zonen oder Tätigkeiten in Aufgaben.

Gesundheit und Pflege

Gesetzliche, betriebliche und klinische Abdeckungsregeln haben Vorrang vor dieser Schätzung.

Gastronomie und Gastgewerbe

Bemessen Sie die Abdeckung für Spitzenzeiten, nicht für den Tagesdurchschnitt.

Hauswirtschaft und Reinigung

Wege zwischen Zimmern oder Bereichen einmal in die Aufgabenzeit einrechnen.

Einzelhandel

Verkaufsfläche, Kasse und Warenarbeit können eigene Aufgaben oder Mindestbesetzungen benötigen.

Kontaktcenter und Servicedesk

Diese Arbeitsschätzung dimensioniert keine Warteschlange für Service- oder Wartezeitziele.

Büro und Verwaltung

Trennen Sie planbare Stapelarbeit von dringender Arbeit mit sofortigem Abdeckungsbedarf.

Außendienst und Instandhaltung

Reise und Vorbereitung in der Auftragszeit berücksichtigen, ohne sie doppelt abzuziehen.

Individuell

Verwenden Sie eigene gemessene Arbeitsmengen und prüfen Sie die Betriebsgrenzen.

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