Calculateur gratuit · sans connexion

Calculateur d’effectifs

Combien de personnes faut-il pour ce poste ?

Utiliser cette estimation

Combien de personnes faut-il pour un poste ?

Divisez la quantité requise par ce qu’une personne peut réaliser sur la même période, puis arrondissez au supérieur. Comparez cette estimation à l’effectif affecté dans le calculateur ci-dessus.

Formule d’effectif

Pour un travail en volume, multipliez chaque quantité par son temps unitaire, additionnez les minutes et divisez par les minutes payées réellement disponibles par personne (temps payé × la part qui reste après pauses, réunions, déplacements et passations). Pour un ratio, divisez le nombre de personnes ou de choses suivies en même temps par le nombre qu’une personne peut suivre. Pour les appels et les chats, utilisez Erlang C. Arrondissez au supérieur sur la période la plus chargée, puis appliquez l’effectif minimum s’il est plus élevé.

Exemple détaillé : 1 000 inspections acceptées

Exemple fictif : demande de 1 000 inspections acceptées, cadence de 30 inspections par heure productive, 8 heures payées par personne et 85 % de temps productif. Une personne réalise 30 × 8 × 0,85 = 204 inspections. Divisez 1 000 par 204 et arrondissez 4,90 à 5 personnes. Avec 4 personnes affectées, la capacité estimée est de 816 inspections ; il manque 1 personne.

Exemple de bureau : 240 saisies de commandes

Exemple fictif : chaque saisie comparable nécessite 6 minutes, soit 10 saisies par heure productive. Saisissez une demande de 240, 8 heures payées, 75 % de temps productif et 4 personnes. Chaque personne dispose de 6 heures productives ; la capacité est de 240 saisies, l’effectif requis de 4 et l’écart estimé nul. Ce calcul de base ne couvre pas les pics, les compétences ou la couverture minimale.

Calculateur de ratio d’encadrement : une personne pour tant

Quand le travail consiste à suivre des personnes ou des choses en même temps, le ratio fixe le nombre. Exemple fictif : un service de 28 patients avec une infirmière pour 5 a besoin de 28 ÷ 5 = 5,6 infirmières à tout moment. Couvrir leurs pauses avec 88 % de temps disponible donne 5,6 ÷ 0,88 = 6,4, soit 7 infirmières sur le poste. Il en va de même pour les crèches, les EHPAD et le support informatique : 850 utilisateurs avec un technicien de proximité pour 300 utilisateurs demandent 3 techniciens, 4 si les pauses sont couvertes. Utilisez le ratio minimum légal lorsqu’il existe.

Effectif d’un centre de contacts avec Erlang C

Les appels et les chats arrivent au hasard : les moyennes sous-estiment donc l’effectif. Exemple fictif : 100 appels en 30 minutes avec 3 minutes de traitement représentent 10 heures de conversation en 5 heures ; la moyenne indique 10 personnes. Pour répondre à 80 % des appels en 20 secondes, Erlang C demande 14 personnes en ligne : avec 13, on ne répondrait qu’à 79,6 %. Divisez par le temps disponible (par exemple 78 % après pauses et formation) pour savoir combien planifier.

Pics de charge : pourquoi la moyenne du poste sous-estime

Il faut des personnes quand le travail arrive. Exemple fictif : l’étage d’un hôtel compte 70 heures de chambres et de parties communes sur un poste de 8 heures avec 85 % de temps disponible : la moyenne est de 11 personnes. Mais les départs concentrent 17 % du travail de la journée dans chacune des deux heures les plus chargées : ces heures demandent 15 personnes. Découpez le poste en périodes et planifiez pour la plus chargée, ou déplacez du travail hors de celle-ci.

Des personnes par poste à l’effectif à employer (ETP)

Une équipe de poste n’est pas un effectif. Effectif à employer = personnes par poste × postes par jour × jours d’ouverture par semaine ÷ (jours travaillés par personne × (1 − absences)). Exemple fictif : 9 personnes par poste, 2 postes, 5 jours, des personnes travaillant 5 jours et 12 % d’absences pour congés, maladie et formation : 9 × 2 × 5 ÷ (5 × 0,88) = 20,5 ETP, soit 21 personnes. Avec 17 salariés, il en manque 4.

Compétences : quand seules certaines personnes peuvent faire le travail

Un total qui semble couvert peut échouer s’il manque les bonnes personnes. Exemple fictif : une ligne d’assemblage a besoin de 9 personnes à son heure la plus chargée, dont 3 pour le test et les retouches, mais une seule personne du poste est habilitée au test. Comparez le besoin de chaque compétence sur sa propre période la plus chargée avec les personnes habilitées sur le poste, puis formez, replanifiez ou recrutez pour celle qui manque.

Choisir des données comparables

Utilisez la demande et les heures payées de la même période. Saisissez le temps ou la cadence individuelle, pas la production d’une ligne entière. Les tâches sont regroupées en minutes de travail, avec des hypothèses de compétences interchangeables et de mix constant. Si la cadence inclut déjà pauses et retards, utilisez 100% de disponibilité ou convertissez-la ; ne retirez pas deux fois le même temps.

Cela remplace-t-il un plan d’effectif ?

Il en donne le noyau chiffré : les personnes par poste au moment le plus chargé, la couverture de chaque compétence et l’effectif à employer une fois les absences comprises. Avant de décider, vérifiez avec les personnes qui font le travail les ratios légaux, les règles de temps de travail, les personnes partagées, les goulots et la fiabilité des volumes.

Vérifications selon votre activité

Fabrication et assemblage

Vérifiez l’équilibrage de ligne et le poste goulot.

Entrepôt et logistique

Les cadences de préparation varient selon la zone. Séparez les zones ou les travaux en tâches.

Santé et soins

Les règles légales, internes et cliniques de couverture priment sur cette estimation.

Restauration et hôtellerie

Dimensionnez la couverture pour le pic, pas pour la moyenne journalière.

Entretien et nettoyage

Incluez une seule fois les déplacements entre chambres ou zones dans le temps de tâche.

Commerce de détail

Surface de vente, caisse et stock peuvent nécessiter des tâches ou effectifs minimums distincts.

Centre de contact et assistance

Cette estimation ne dimensionne pas une file selon un objectif de service ou d’attente.

Bureau et fonctions administratives

Distinguez le travail par lots planifiable du travail urgent nécessitant une couverture immédiate.

Service terrain et maintenance

Incluez déplacement et préparation dans le temps d’intervention sans les soustraire deux fois.

Personnalisé

Utilisez votre charge mesurée et vérifiez les contraintes opérationnelles.

Préparer votre plan d’effectif