Metodologia Lean aplicada ao trabalho diário

O que é metodologia Lean?

Lean é uma abordagem para melhorar como o trabalho cria valor para o cliente. Examina atrasos, erros e outros esforços desperdiçados, envolvendo quem executa o trabalho na melhoria do processo. Vai além de trabalhar mais rápido ou escolher uma calculadora.

A visão geral de Lean da ASQ descreve aplicações na manufatura e em serviços. O Lean Enterprise Institute relaciona o pensamento Lean a propósito, pessoas e processo.

Entenda o valor

Defina o resultado de que o cliente precisa e o que o torna aceitável.

Veja o fluxo completo

Acompanhe o trabalho pelas etapas, filas, decisões e passagens de responsabilidade.

Melhore o fluxo e responda à demanda

Investigue por que o trabalho espera ou retorna para correção. Evite gerar trabalho extra apenas para manter uma etapa ocupada.

Aprenda com a equipe

Teste uma mudança específica, analise as evidências e incorpore as melhorias úteis ao trabalho diário.

Como começar com um processo

1. Defina o problema. Descreva o que acontece, onde, quando e com que frequência. Defina o que seria um resultado melhor.
2. Observe o trabalho. Mapeie as etapas e meça uma amostra comparável. Separe tempo de trabalho e espera.
3. Estabeleça uma linha de base. Registre demanda, tempo, produção aceita e taxa do problema com definições consistentes.
4. Escolha e teste uma mudança. Investigue possíveis causas com a equipe. Defina quais evidências apoiariam ou rejeitariam a contramedida proposta.
5. Revise e sustente. Compare períodos equivalentes, verifique efeitos indesejados e atribua responsáveis pelo acompanhamento.

Esta é uma sequência prática para começar. Uma estimativa de pessoal ou um gráfico bem organizado não substitui observação, conhecimento do processo ou um teste.

Exemplo resolvido: um processo de pedidos no escritório

Cenário didático fictício. Não são resultados de clientes da ORDREL.

Uma equipe de escritório prevê registrar 240 pedidos comparáveis por dia. Cada registro aceito exige 6 minutos de trabalho. Cada pessoa tem 8 horas remuneradas, com 75% disponíveis para essa tarefa após outras atividades e pausas.

Para reproduzir isso na calculadora de pessoal, use demanda de 240, produção de 10 pedidos por hora de trabalho produtiva, 8 horas remuneradas, 75% de tempo produtivo e 4 pessoas alocadas. A capacidade é 240 e a diferença calculada de pessoal é zero. Verifique picos, competências, cobertura mínima e ausências separadamente.

2. Entenda um problema recorrente

Em outro registro fictício de 20 formulários devolvidos, 12 não têm identificador do pedido, 6 têm um problema de endereço e 2 outro problema. Na ferramenta de gráfico de Pareto, insira as contagens 12, 6 e 2. A principal categoria representa 60%; as duas primeiras juntas, 90%. Isso identifica uma prioridade, não a causa.

Use 5 Porquês para investigar o identificador ausente. “É fácil não perceber o campo” é uma hipótese. Observe o formulário, converse com a equipe e examine exemplos antes de tratá-la como explicação.

3. Planeje uma contramedida e um teste

Suponha que a equipe proponha uma regra de validação no sistema de pedidos que bloqueie o envio quando faltar o identificador. Documente a proposta na lista de prevenção de erros. Teste um identificador válido, um valor vazio e um valor apenas com espaços; registre o comportamento esperado e o real. A ORDREL documenta o plano; a regra de validação deve ser implementada no sistema da própria equipe.

4. Verifique o que mudou

No próximo período comparável, registre o total de formulários, as devoluções, os motivos e novos atrasos. Compare a proporção de devoluções e a contagem. Se a mudança ajudar sem criar outro problema, atualize as instruções e defina uma data de revisão. Não presuma melhoria antes de medi-la.

Qual ferramenta Lean devo usar?

Lean, kaizen, PDCA e Lean Six Sigma

Melhoria contínua descreve o trabalho permanente de melhorar os processos. Kaizen costuma se referir à melhoria por meio da participação e da aprendizagem. PDCA oferece o ciclo planejar-executar-verificar-agir para testar e revisar mudanças. O trabalho padronizado torna explícito o método atual acordado para que possa ser seguido e melhorado.

Lean Six Sigma combina abordagens de melhoria de processos, frequentemente organizadas pelo DMAIC: definir, medir, analisar, melhorar e controlar. As ferramentas ORDREL apoiam partes desse trabalho; não são uma suíte completa de análise estatística nem um programa de certificação. A caixa de ferramentas da MoreSteam é uma referência útil para entender como os métodos se encaixam nas diferentes fases.

5S abrange utilização, organização, limpeza, padronização e disciplina no local de trabalho. A autoavaliação 6S da ORDREL acrescenta segurança. Poka-yoke, prevenção de erros e sistemas à prova de erros descrevem métodos de prevenção e detecção estreitamente relacionados. Use a terminologia que explique o trabalho real.

Para um registro de equipe mais estruturado, confira o conteúdo pago do modelo A3 ou do pacote DMAIC. Preços, formatos e disponibilidade em inglês são mostrados antes do pagamento.

Fontes e leituras adicionais

• ASQ: o que é Lean?
• Lean Enterprise Institute: pensamento e prática Lean
• MoreSteam: ferramentas Lean Six Sigma
• ASQ: prevenção de erros
• EPA dos EUA: pensamento e métodos Lean - 5S
• Vorne / OEE.com: cálculos OEE

Consulte nossos métodos e processo de correção. Os exemplos e as sugestões de escolha de ferramentas desta página são material didático da ORDREL.